A pesar de que las
comunicaciones unificadas hicieron su debut una década atrás, solo hasta los
últimos años han comenzado a ser adoptadas por las empresas. Su meta:
transformar la manera en que las organizaciones colaboran, trabajan y comparten
información.
Con tantos proveedores de comunicaciones
unificadas (UC) que ofrecen una amplia variedad de productos y servicios, la
elección del sistema correcto parece ser una tarea difícil, especialmente a la
hora de evaluar los servicios de extremo a extremo, el tamaño de la empresa, la
alta disponibilidad y el creciente número de aplicaciones especializadas parra
mercados verticales.
Para iniciar, vale la pena
indicar los tres tipos más comunes de este mercado; en primer lugar, las
comunicaciones unificadas (UC), aquellas plataformas que combinan la telefonía
IP avanzada y gestión para unificar el email, el fax y la mensajería
instantánea, todo ello accesible a través de interfaces es el escritorio y dispositivos
móviles; en segundo lugar, las comunicaciones unificadas y colaboración
(UC&C), un término que enfatiza el rol que cumplen las aplicaciones y
servicios colaborativos en apoyo al mercado UC. Finalmente, las comunicaciones
unificadas como servicio (UCaaS), que abarca los servicios integrados en red y
entregados a través de una infraestructura compartida ofrecida por un
proveedor de servicios, dispuesta en la
nube y ofrecida como un costo mensual por puesto de trabajo o ´asiento´.
Sin importar si es UC,
UC&C o UCaaS, los directores TI deben tener presente que no todos los
proveedores disponen de la tecnología y el conocimiento suficiente para
proponer una solución de comunicaciones realmente convergente. Sea cual fuere
el elegido, es importante resaltar que el modelo en nube UC puede ser menos
costoso que las implementaciones ´on promise´ con tecnología similares.
Una reciente investigación
realizada por IDC sobre los proveedores mundiales de comunicaciones
unificadas como servicio (UCaaS), revelo que la movilidad, la práctica de
´traiga su propio dispositivo´ (BYOD), la creciente popularidad de la video
conferencia y la gran demanda de aplicaciones de colaboración especialmente
aquellas basadas en la nube- están impulsando el mercado de comunicaciones
hacia un escenario de convergencia nunca antes visto en la industria.
NUBE
VS. PLATAFORMAS HEREDADAS
Esta
es una de la razones por las cuales muchas empresas están migrando sus sistemas
de telefonía antiguos hacia tecnologías IP y plataformas móviles basadas en
aplicaciones, en donde la voz, la mensajería instantánea, el video, el uso
compartido del escritorio e innumerables servicios de colaboración, están
disponibles ´como servicio´ a un costo muy bajo, comparado con mantener los
tradicionales sistemas heredados. Sin embargo,
muchos IT managers consideran que implementar plataformas nuevas de UCaaS los obliga
a reemplazar totalmente sus infraestructuras de voz, datos y video; ante ello,
algunos fabricantes han adoptado el enfoque de ofrecer servicios en la nube
basados en suscripción donde los precios se fijan por usuario y por mes.
UC Y
ROI
Y hablando de retorno de la inversión (ROI), es importante hacer un alto
en el camino para destacar los factores que lo habilitan, entre ellos el retiro
de los sistemas heredados de voz y video, plataformas activas, lo cual elimina
gastos de administración y mantenimiento. Esto sin contar con los beneficios
intrínsecos comúnmente asociados a la colaboración, que incluyen el aumento de la productividad del
usuario y la reducción de viajes y desplazamientos, así como las herramientas
de apoyo para coordinar los equipos de trabajo.
¿CÓMO
ELEGIR AL PROVEEDOR?
Aunque
la colaboración y la adhesión de estándares son los aspectos más importantes
con que debe contar una solución de comunicaciones unificadas, hay otros
factores asociados que influyen en la elección del proveedor: facilidad Uso, cerciórese
por sí mismo de si de la nueva plataforma de UC es tan sencilla de utilizar
como el teléfono que tiene sobre su escritorio; calidad: pruebe haciendo
llamadas de voz y video para comprobar la fluidez de la conversación; haga lo
mismo enviando y recibiendo archivos o compartiendo pantallas durante una
conferencia; Conexión Inmediata: llave simultáneamente a varios de sus colaboradores
dispersos geográficamente para comprobar que puede conversar con ellos de forma
natural; Base instalada: los casos de éxito de clientes globales representan un
criterio de selección importante, no está de más que les eche una llamada para comprobar
si están felices con la solución.
Hasta aquí los aspectos intrínsecos del servicio. Pero ¿Y los criterios
de negocios? Veamos:
COSTOS.
Cuando
una organización utiliza varias plataformas diferentes para comunicación y
colaboración, tanto los gastos iniciales como los de mantenimiento se disparan
a niveles insospechados; por el contario, al tener UC, el mantenimiento, las
aplicaciones y las mejoras están concentradas en un solo proveedor, lo que
reduce los costos. Agregue los sistemas basados en la nube y los costos bajan
en picada.
SEGURIDAD. Recuerde que los documentos,
contratos e información estratégica de su empresa fluirán por la plataforma UC.
Busque un vendedor que provea una fuerte gestión de identidades, autenticación
de dos factores cifrado de datos y estrictas políticas de datos sujetas al
cumplimiento de normativas de su industria.
FLEXIBILIDAD. Recuerde que casi todas
las plataformas de UC tienen un sinfín de posibilidades y servicios que muchas veces usted no los va a utilizar y
en cambio generan costos mensuales. Por ejemplo, es posible que su empresa no
necesite la videoconferencia y por ello no debe pagar por ese servicio;
pregunte por la solución de UC permite ´desconectar´ esas funcionalidades extra
para ahorrar dinero.
MOVILIDAD/BYOD.
Es importante que la nueva solución permita incorporar los dispositivos de los
empleados para ser utilizadas por fuera de la oficina incluyendo transferencias
de archivos, voz, mensajería y video. Por supuesto que estas funcionalidades
también deben estar en la nube. Las opciones en el mercado
son muchas y todas parecen tener la fórmula mágica para sus necesidades de
comunicación y colaboración. Darle sentido a todas las opciones puede llevarle
tiempo; por ello, enfóquese en seleccionar un proveedor global cuyas soluciones
de UC sean abiertas, escalables, seguras y sencillas. Este conjunto de
criterios puede hacer que el proceso de selección sea mucho más fácil.
DARLE
SENTIDO A TODAS LAS OPCIONES PUEDE LLEVARLE TIEMPO;POR ELLO,
ENFOQUESE EN SELECCIONAR UN PROVEEDOR GLOBAL CUYAS SOLUCIONES DE UC SEAN
ABIERTAS, ESCALABLES, SEGURAS Y SENCILLAS.
REF: IT MANAGER 2016 VOLUMEN 16 EDICION 112.
